Offerten Vorlagen – Was muss beachtet werden?
Mi. 16.11.2022, 11:30
Was versteht man unter einer Offerte? Eine Offerte ist ein Vorschlag. Die Kundschaft wird somit eingeladen, einen Vertrag mit dem Unternehmen einzugehen. Bei einer Offerte wird ein Angebot einer Ware oder Dienstleistung an einen Kunden angeboten. Wenn der Kunde, die Offerte annimmt, muss dann dieses Angebot auch zu diesen Konditionen erbracht werden. Die Konditionen in einer Offerte sind somit bindend.
Ist eine Offerte tatsächlich verbindlich?
Grundsätzlich ist eine Offerte, insbesondere die darin angegebenen Preise für Produkte und Dienstleistungen verbindlich. Falls sich dein Unternehmen nicht verpflichten will, muss er es klar als "unverbindlich" ausweisen.
Musst du eine Offerte erstellen und weisst nicht, was darin alles enthalten ist?
Bei der Erstellung einer Offerte müssen folgende Angaben enthalten sein:
Name und Adresse der eigenen Firma
Name und Adresse des Kunden
Datum oder Zeit der Gültigkeit deiner Offerte
Offertnummer
Ansprechpartner
Das Angebot (Mengenangaben, Preise und Kosten) im Detail
Angaben zu Rabatt und oder Skonto
Der Steuersatz (zum Beispiel inkl. 7.7 MwSt.)
Verweis auf deine Allgemeinen Geschäftsbedienungen (ABG), sofern vorhanden
Wie sieht es in der Praxis aus?
Viele Unternehmen erstellen Offerten Vorlagen mit Excel oder Word. Jedoch müssen so Angaben wie Adressdaten, Datum, Produkte, Preise sowie Mehrwertsteuer ständig angepasst werden.
Vorteile einer Software
Eine Software ist weniger aufwendig und fehleranfällig. Der Grund dafür sind die Automatisierung und die korrekte Erfassung, die von selbst erfolgt. Eine Software hilft dir, effizienter zu arbeiten und Zeit zu sparen. Anders als bei Excel und Word sind deine Daten in guten Händen, denn der höchste Sicherheitsstandard ist garantiert. Zudem bist du mit einer Software immer auf dem neusten Stand, so verlierst du nie den Überblick.
Wie sieht es bei Atlanto aus?
Mit dem Modul "Verkauf" kannst du durch ein einfaches Zusammenspiel optimaler Prozesse diverse Vorlagen für Dokumente, wie Offerten, online erstellen und direkt als E-Mail versenden. Sobald du deiner Kundin die Offerte zustellst, hat die Kundschaft die Wahl diese anzunehmen oder abzulehnen. Wenn deine Kundin die Offerte annimmt, kannst du mit wenigen Klicks ein neues Dokument zu generieren. Nun hast du die Wahl: Willst du eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung oder doch lieber eine Gutschrift erstellen? Die Buchungen laufen im Hintergrund automatisch weiter. Durch die Erstellung von Angeboten in einer Software wir dein Verkaufsprozess verbessert und vereinfacht. Mit Atlanto hast du jederzeit den Überblick über alle deine Prozesse und Vorlagen.
Wie erstelle ich eine Offerte bei Atlanto?
1. Buche das Modul "Verkauf und Buchhaltung".
2. Füge in der Rubrik "Produkte" dein Angebot hinzu. Bestimme den Einkauf, Verkaufspreis, Rabatt und die Mehrwertsteuer. Es kann sich hier um ein Produkt oder eine Dienstleistung handeln.
3. Füge in der Rubrik "Aufträge" die Offerte hinzu. Zu Beginn gibst du die Angebotsinformationen an, wie z.B. deine Kundin und die Lieferangaben. Bei Dienstleistungen ist die Zahlungsfrist erforderlich, aber die Lieferangaben fallen weg.
4. Bei den "Positionen" erfasst du einzelne Artikel oder Dienstleistungen und versiehst sie mit Mengenangaben, deren Preise werden automatisch angezeigt. Du hast die Möglichkeit dein Angebot inklusiv oder exklusiv Mehrwertsteuer auszuweisen. Da eine Transparenz gegenüber der Kundschaft sehr wichtig ist, empfehlen wir dir die Offerte inklusiv Mehrwertsteuer auszuweisen. Danach kannst du ein Fusstext hinzufügen und die Offerte speichern.
5. Mit dem Button "Aktion" hast du die Möglichkeit deine Offerte zu bearbeiten. Du kannst sie löschen, kopieren, per Mail senden oder als PFD generieren.
6. Sobald du deiner Kundin die Offerte zustellst, wirst du sicherlich eine Antwort erhalten. Wenn sich deine Kundin meldet, kannst du den Status deiner Offerte ändern, entweder in "angenommen" oder "abgelehnt".
7. Wenn deine Kundin die Offerte annimmt, kannst du ein neues Dokument generieren. Du hast die Wahl zwischen einer Auftragsbestätigung, Rüstschein, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift. In der Übersicht findest du deine Dokumente und kannst sie jederzeit bearbeiten.
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